Zaświadczenie z KRK dot. kierowców – czy pracodawca może sam o nie wnioskować

Zaświadczenie z KRK i samodzielne wnioskowanie o nie przez organizacje jest kwestia problematyczną. Przykładowo część przedsiębiorców prowadzi przewozy drogowe jako działalność pomocniczą do swojej działalności głównej. Przewozy te mogą być realizowane po uzyskaniu zaświadczenia potwierdzającego zgłoszenie przez przedsiębiorcę prowadzenia tego typu przewozów. Art. 33, ust. 6 Ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym mówi, że do wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego zgłoszenie przez przedsiębiorcę prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej należy dołączyć oświadczenie o zamiarze zatrudnienia kierowców w stosunku do których nie orzeczono zakazu wykonywania zawodu kierowcy. Dla wielu organizacji jest to przesłanka uprawniająca do samodzielnego wnioskowania o zaświadczenie do KRK odnoszące się do zatrudnianej osoby.

Przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa na podstawie art. 6, ust. 1 wolno dokonywać wyłącznie pod nadzorem władz publicznych

Pytaniem, które bywa stawiane w związku z powyższym w organizacjach jest to, czy administrator zatrudniając pracownika na stanowisko kierowcy może wystąpić do Krajowego Rejestru Karnego z zapytaniem o udzielenie informacji. Informacje z zaświadczenia z KRK o osobie są zbierane przez organizacje w celu zweryfikowania czy wobec pracownika nie orzeczono zakazu wykonywania zawodu kierowcy w celu złożenia oświadczenia o którym mowa w art. 8 ust. 3 pkt. 4 ustawy o transporcie drogowym. Zastanowić się należy, czy organizacja może wnioskować samodzielnie o zaświadczenia w sprawie zatrudnianych kierowców do Krajowego Rejestru Karnego. 

RODO w kontekście pozyskiwania danych z KRK

Art. 10 RODO mówi, że „Przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa na podstawie art. 6, ust. 1 wolno dokonywać wyłącznie pod nadzorem władz publicznych lub jeżeli przetwarzanie jest dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. Wszelkie kompletne rejestry wyroków skazujących są prowadzone wyłącznie pod nadzorem władz publicznych”.

prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności

Wytyczne UODO w sprawie pozyskiwania informacji z KRK

UODO w swoich wytycznych dotyczących zatrudnienia wskazało zawody, w przypadku których pozyskiwanie informacji z zaświadczenia (a nie samego zaświadczenia) z Krajowego Rejestru Karnego jest uzasadnione. Co więcej organ wskazuje, że „prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej”. 

Jako zawody, do których dostęp ograniczony jest wymogiem niekaralności UODO wskazuje:

pracodawca może żądać od przyszłego i obecnego pracownika dokumentów wynikających z przepisów szczególnych odnoszących się do konkretnych uregulowań wykonywania określonych zawodów

W każdym z powyższych przypadków przepis ustawy szczególnej wyraźnie mówi, że zasadnym jest uzyskiwanie informacji z zaświadczenia z KRK. Należy zwrócić jednak uwagę, że przykładowo w przypadku art. 10, ust. 8a ustawy – Karta Nauczyciela przepis mówi wyraźnie, że to nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego. W swoich wytycznych w zakresie uzyskiwania informacji z KRK UODO dodaje wyraźnie, że pracodawca może żądać od przyszłego i obecnego pracownika dokumentów wynikających z przepisów szczególnych odnoszących się do konkretnych uregulowań wykonywania określonych zawodów. W wytycznych nie pada stwierdzenie, by pracodawca mógł samodzielnie wnioskować o takie zaświadczenie.

Wskazania w ustawach szczególnych

W ustawach szczególnych wymienionych wyżej zostało jasno wskazane, że pozyskiwanie informacji z zaświadczenia z KRK w celu zatrudnienia jest zasadne. Niestety w przypadku ustawy o transporcie drogowym nie ma takich zapisów. W rzeczonej ustawie znajduje się jedynie zapis o “oświadczeniu”. Przyjąć należałoby zatem, że w tym przypadku pracodawca, nie tylko nie powinien samodzielnie występować o zaświadczenie do KRK, ale sam fakt niekaralności potwierdzać z pracownikiem w formie składanego przez niego oświadczenia. Wnioskować można, że w świetle powyższego gdy pracodawca samodzielnie pozyskuje informacje z KRK może naruszać przepisy krajowe oraz RODO. 

Błędną opinią z jaką można spotkać się w organizacjach jest stwierdzenie, że informacja uzyskana z Krajowego Rejestru Karnego jest potwierdzeniem braku orzeczenia wobec kierowcy zakazu wykonywania zawodu

Problematyczna praktyka działów prawnych w organizacjach

Nie zawsze tożsame zdanie w sprawie miewają kancelarie prawne i radcy prawni wspierający administratorów w codziennej działalności. Błędną opinią z jaką można spotkać się w organizacjach jest stwierdzenie, że informacja uzyskana z Krajowego Rejestru Karnego jest potwierdzeniem braku orzeczenia wobec kierowcy zakazu wykonywania zawodu. Wątpliwość budzi dalsze uzasadnianie, że podmiotem, który może oczekiwać wydania zaświadczenia, o nie zastosowaniu środka karnego w postaci zakazu wykonywania zawodu kierowcy jest nie tyle kandydat na stanowisko kierowcy, co jego przyszły pracodawca mający interes prawny w posiadaniu takiej informacji. Działy prawne oceniają często, że w tej konkretnej sytuacji brak jest przeciwwskazań do przechowywania zaświadczenia z KRK jak również do samodzielnego zbierania oświadczenia o niekaralności.

W sprawie przedmiotu zdarza się, że wsparcie prawne powołuje się na Komentarz do art. 10 rozporządzenia nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) autorstwa dr hab. Pawła Fajgielskiego. Rzeczony komentarz mówi, że „<<wszelkie kompletne rejestry wyroków skazujących są prowadzone wyłącznie pod nadzorem władz publicznych>>. Oznacza to, że prowadzenie rejestrów karnych albo może być zastrzeżone dla państwa albo może być realizowane pod nadzorem władz publicznych. W Polsce mamy do czynienia z pierwszym ze wskazanych tu rozwiązań – Krajowy Rejestr Karny (KRK), który odpowiada określeniu <<kompletny rejestr wyroków skazujących>>, jest rejestrem publicznym prowadzonym przez Ministra Sprawiedliwości, a realizację zadań związanych z prowadzeniem KRK zapewnia wchodzące w skład Ministerstwa Sprawiedliwości Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego”. 

Zdarza się, że na podstawie wspomnianego komentarza działy prawne wnoszą, że ponieważ w Polsce przetwarzanie danych w KRK odbywa się pod nadzorem władz publicznych to pracodawcy wolno przetwarzać dane dotyczące wyroków skazujących. Zapomina się niestety, że wspomniany komentarz dotyczy prowadzenia Krajowego Rejestru Karnego a nie prawa do tego by dane z rejestru mógł przechowywać czy samodzielnie pobierać pracodawca. W toku prowadzonych rozmów z działami prawnymi (podczas działań audytowych w organizacjach) finalnie sprawa sprowadza się do stwierdzenia, że omawiana kwestia jest niejednoznaczna i stanowi przedmiot sporów doktrynalnych.

Przedmiot sporów doktrynalnych

Art. 6, ust.1, pkt 10 Ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym mówi, że prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Wskazany przepis nie stanowi samodzielnej podstawy do uzyskania informacji z Krajowego Rejestru Karnego przez pracodawcę w sprawie zatrudniania kierowców. Wymaganym dokumentem dla uzyskania zaświadczenia potwierdzającego zgłoszenie przez przedsiębiorcę prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej jest ponownie oświadczenie o zamiarze zatrudnienia kierowców, w stosunku do których nie orzeczono zakazu wykonywania zawodu kierowcy (art. 33 ust. 6 w zw. z art. 8 ust. 3 pkt 4 UTD).

Pamiętać jednak należy również o tym, że na zaświadczeniu z KRK znajduje się znacznie więcej informacji, niż te które są niezbędne do złożenia oświadczenia o nie zatrudnianiu osoby karanej

Oczywiście wnosi się bardzo często, że nie sposób przyjąć aby rzeczony zamiar zatrudnienia wynikający z uprzednio złożonego przez przedsiębiorcę oświadczenia mógł urzeczywistnić się w jakikolwiek inny sposób aniżeli poprzez weryfikację zaświadczenia z KRK, zwłaszcza, że zatrudnienie kierowcy, co do którego orzeczono zakaz wykonywania zawodu kierowcy implikuje dla przedsiębiorcy istotne konsekwencje faktyczno-prawne. Ma to znaczenie głównie ze względu na zachowanie ciągłości prowadzonej działalności gospodarczej. 

W jaki sposób można rozwiązać problem

Pamiętać jednak należy również o tym, że na zaświadczeniu z KRK znajduje się znacznie więcej informacji, niż te które są niezbędne do złożenia oświadczenia o nie zatrudnianiu osoby karanej. Zaświadczenie z KRK. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lipca 2015 r. w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym informacja o osobie z Krajowego Rejestru Karnego zawiera dane takie jak nazwisko rodowe, nazwisko (w tym przybrane), imiona, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe matki, data urodzenia, miejsce urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, zawód wyuczony czy pesel. Zgodzić się można, że zakres danych jest zbyt szeroki niż niezbędny do zrealizowania przez pracodawcę jego celu. Ponadto część z wymienionych powyżej danych nie jest nawet zbierana już przez działy personalne w organizacjach.

Ze względu na wytyczne UODO, zapisy UTD dotyczące zbierania i składania informacji w formie oświadczenia oraz zapisy RODO przyjąć należy, że samodzielne pozyskiwanie przez organizację zaświadczenia z KRK w sprawie zatrudniania kierowcy stanowić może naruszenie. Przetrzymywanie przez pracodawcę kopii zaświadczeń z KRK w sprawie kierowców, ze względu na zasadę ograniczenia do celu i zasadę minimalizacji również stanowić może naruszenie. Rozwiązaniem problemu może być informowanie osoby ubiegającej się o pracę kierowcy o konieczności przedłożenia zaświadczenia z KRK do wglądu, i dokonywanie każdorazowo adnotacji, że dana osoba takie zaświadczenie przedłożyła wraz z numerem zaświadczenia/datą jego wydania osobie ubiegającej się o pracę.

Podstawy prawne:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym

Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela

Ustawa z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej

Ustawa z dnia 6 lipca 2001 r. o usługach detektywistycznych

Komentarz do art.10 rozporządzenia nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) autorstwa dr hab. Pawła Fajgielskiego

Ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lipca 2015 r. w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym

Poradnik RODO z października 2018 r. Ochrona danych osobowych w miejscu pracy, Poradnik dla pracodawców wydany przez UODO

Hasła kluczowe:

Zaświadczenie z KRK

Pozyskiwanie zaświadczenia z KRK w sprawie kierowców

Czy pracodawca może pozyskiwać samodzielnie zaświadczenie z KRK

UDT a KRK

Ustawa o Transporcie Drogowym a pozyskiwanie danych z Krajowego Rejestru Karnego

Przetwarzanie danych osobowych z KRK

RODO a KRK

Ustawa o Transporcie Drogowym a RODO

AUTOR: Tomasz Wącirz