Czy dozwolone jest przekazywanie zakładowej organizacji związkowej imiennych list pracowników, oraz czy dozwolony jest udział pracownika wybranego przez organizację związkową w podziale premii?

Bardzo często związki zawodowe, na mocy zapisów w zakładowych układach zbiorowych pracy, mają możliwość udziału w konsultacjach w zakresie kadrowych decyzji. W większości przypadków są to decyzje pracodawcy wobec zatrudnionych osób. Niejednokrotnie wiąże się to z dążeniem organizacji związkowej do uczestnictwa reprezentanta związków wybranego przez załogę pracowników w procesie podejmowania decyzji o podziale premii. Zwykle ma to miejsce w sytuacji gdy premia uzależnionej od stopnia wykonania zadań wyznaczonych przez przełożonych. Zdarza się tak, że strona społeczna wnioskuje o dostarczenie imiennych list pracowników, by wybrać spośród listy reprezentanta, który będzie brał udział w przyznawaniu i podziale premii. W przypadku ustalenia czy organizacja związkowa ma prawo otrzymać imienną listę pracowników i wytypować z załogi pracownika biorącego udział w przyznawaniu i podziale premii, trudno znaleźć przesłanki legalności takiego działania.

Przekazywanie zakładowej organizacji związkowej imiennych list pracowników działu

Pracodawca może udostępniać dane pracowników (służbowe, jak imię, nazwisko i stanowisko) w ramach instytucji i pozostających w kontakcie z podmiotami zewnętrznymi, w celach identyfikacyjnych. Wszystko po to by nie sparaliżować ani nie ograniczyć działań pracodawcy. Wskazuje na to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2003 r., I PK 590/02. Niemniej ten sam wyrok mówi, że pracodawca ma prawo to robić „jeżeli jest to usprawiedliwione celem działania pracodawcy, łączącym się z jego zadaniami i obowiązkami związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw i wolności pracownika”. W swoich wytycznych Urząd Ochrony Danych Osobowych precyzuje, że „w każdej takiej sytuacji pracodawca musi mieć podstawę prawną zarówno do udostępnienia danych pracownika jak i żądania ich od innego podmiotu”.

pracodawca może udostępniać dane pracowników (służbowe, jak imię, nazwisko i stanowisko) w ramach instytucji i pozostających w kontakcie z podmiotami zewnętrznymi, w celach identyfikacyjnych

Przekazanie listy pracowników zakładowej organizacji związkowej nie stanowi niezbędnego do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6, ust. 1, lit. c RODO). Ponadto nie jest też niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora (art. 6, ust. 1, lit. f RODO). W omawianym przypadku interes leży po stronie zakładowej organizacji związkowej, a nie pracodawcy. Omawiany problem strona społeczna jest w stanie rozwiązać w inny sposób, niż żądanie udostępnienia listy wszystkich zatrudnionych pracowników przez administratora.

Udział pracownika wytypowanego przez organizację związkową w przyznawaniu i podziale premii

Bardzo problematyczną kwestią jest sprawa udziału pracownika w przyznawaniu premii. Zwłaszcza gdy będzie to reprezentant strony związkowej lub będzie przekazywać takie informacje stronie związkowej. Zgodnie z wytycznymi organu ochrony danych osobowych zakładowa organizacja związkowa nie powinna mieć wglądu do całości akt osobowych. Może mieć wgląd wyłącznie do tych konkretnych dokumentów (lub ich odpisów), które ściśle wiążą się z przedmiotem propozycji pracodawcy, na temat której związek ma wyrazić opinię, stanowisko lub zgodę. Mowa jest tu więc o uprawnieniach organizacji związkowej do konsultacji w zakresie kadrowych decyzji pracodawcy wobec zatrudnionych osób.

Jeśli pracodawca będzie przykładowo opracowywał program premiowania, to organizacja związkowa ma prawo zapoznać się z takim dokumentem. Jednak związki zawodowe, prawa do uzyskania dostępu do danych dotyczących przyznania konkretnej wysokości premii konkretnemu pracownikowi, mogłyby mieć, gdyby np. wylegitymizowały się ważnym i skutecznym pełnomocnictwem udzielonym organizacji związkowej przez danego pracownika. Organizacja związkowa ma prawo zajmować stanowisko w sprawach dotyczących poszczególnych pracowników, przede wszystkim wyrażać stanowisko, opinię lub zastrzeżenia w przedmiocie rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, wypowiedzenia warunków pracy, oceny sprzeciwu od kary porządkowej oraz zgody na rozwiązanie stosunku pracy w niektórych przypadkach.

nie może udzielać, bez zgody pracowników, których dotyczą informacji o wysokości wynagrodzenia i jego składowych

Stanowisko doktryny w sprawie obowiązków pracodawcy

Zgodnie ze stanowiskiem doktryny pracodawca obowiązany jest udzielić związkowi zawodowemu informacji dotyczących zasad wynagradzania, oznacza to, że pracodawca obowiązany jest udzielić związkowi informacji o wysokości funduszu płac i jego strukturze, przesłankach i wysokości kształtowania wynagrodzenia ogółu pracowników lub określonej grupy zawodowej. Nie może natomiast udzielać, bez zgody pracowników, których dotyczą informacji o wysokości wynagrodzenia i jego składowych, informacji o wysokości wynagrodzenia poszczególnych pracowników.

W uchwale Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r. I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2 przyjęto, iż zawarte w art. 8, art. 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 Ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy oznacza także prawo do kontrolowania wysokości wynagrodzenia zatrudnionych. Nie oznacza ono natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody. W doktrynie przyjęty został pogląd, iż uprawnienia związków zawodowych co do zasad wynagradzania obejmują wyłącznie ogólne dane, mówiące o przyjętych w zakładzie pracy zasadach wynagradzania, wysokości wynagrodzenia ogółu pracowników lub określonej grupy zawodowej czy obowiązujących zasadach premiowania.

Zgodnie z powyższym, bez zgody każdego pracownika, wybrany przez związki zawodowe lub ogół pracowników reprezentant nie może mieć dostępu i wglądu w informacje o premiach poszczególnych pracowników. Nie pozwalają na to, nie tylko przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, ale również Kodeksu Cywilnego. Tego typu dostęp do informacji o składnikach wynagrodzenia mógłby stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 Kodeksu Cywilnego. W związku z tym, bez uzyskania zgody każdego pracownika na udostępnienie informacji o składnikach jego wynagrodzenia, nie można udostępnić rzeczonych danych nikomu poza samym pracownikiem, którego te dane dotyczą.

Podstawy prawne:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2003 r., I PK 590/02.

Uchwała Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r. I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2.

Hasła kluczowe:

Przekazywanie zakładowej organizacji związkowej imiennych list pracowników.

Przekazywanie związkom zawodowym imiennej listy pracowników.

Udział pracownika w podziale premii, a RODO.

Przekazywanie danych osobowych związkom zawodowym.

Związki zawodowe, a RODO.

Zakładowy układ zbiorowy pracy, a RODO.

Udostępnianie danych przez pracodawcę.


AUTOR: Tomasz Wącirz